BeSoft demo og instruktion

Instruktionsvideoer

Her finder du videoer, der kan hjælpe dig med konkrete spørgsmål, og fylde mere viden på, så I får endnu mere ud af jeres BeSoft-løsning.

Der kommer hele tiden nye til, så det er en god idé at kigge her, når du løber ind i "hvordan er det nu jeg gør det?" ...

Den bedste måde er, at du har denne side på en skærm og din BeSoft Multi-Jobs på en anden, så du kan prøve de ting vi viser i videoerne undervejs, og har mulighed for at pause og gå tilbage og prøve igen. Det giver den bedste læring.

Klik på den video du vil se.

Vælg data til dine rapporter

Når du laver en rapport, vælger du blandt en mængde af data, før du udskriver rapporten. Videoen viser lidt om de justeringer du kan lave, for at få filtreret de data du udskriver.
Se videoen.

Der findes en ny metode til fremsøgning af data. Du kan læse mere og se videoen her.

Eksport af rapportdata til Excel

Enhver rapport kan til enhver tid eksporteres til en Excel-fil. Det er særlig anvendeligt hvis du skal bruge data til at lave søjlediagrammer, eller sammenlignende analyser.

Og det er ret enkelt - videoen viser dig hvordan.
Se videoen.

Generel gennemgang af alle funktionerne i Tidsplaner

Kernen i BeSoft Tidsregistrering, er Tidsplanerne. Derfor er det en god idé at kende de primære funktioner i Tidsplanen. Denne video tager dig hele vejen igennem - fra arbejdstid, pauser, overtid, til dialoger på terminalerne. Den varer knap ca. 30 minutter, og vil give dig en grundlæggende forståelse af funktionerne.
Se videoen.

Kopier en tidsplan til en ny - med ændringer

Når du skal bruge en ny Tidsplan, er der ingen grund til at begynde fra bunden. Tag i stedet en kopi af den Tidsplan der mest ligner den nye du vil lave, og lav de ændringer du har brug for.
Se også videoerne "Generel gennemgang af alle funktioner i Tidsplaner" og "Tidsplan, fra 5-dages uge til 4-dages uge".
Se videoen.

Tidsplan, fra 5-dages uge til 4-dages uge

Når den normale arbejdstid skal udføres på andet end en 5-dages uge, er der en række forhold du skal være opmærksom på. I videoen vises et eksempel på hvordan du kan ændre fra en 5-dages uge til en 4-dages uge, med samme timeantal for hele ugen.
Se også videoen "Generel gennemgang af alle funktioner i Tidsplaner".
Se videoen.

Tidsplan, lad tidsplanen skifte automatisk en enkelt periode

Hvis en af dine medarbejdere skal skifte tidsplan i afgrænset periode, og så tilbage på den tidsplan vedkommende har i dag, kan du gøre det automatisk, så du ikke behøver at holde øje med det, og huske at skifte manuelt. Videoen viser hvor enkelt det er.
Skal medarbejderen skifte tidsplan flere gange, f.eks. i et rul, så se videoen lige nedenfor her ("Tidsplan, lad tidsplanen skifte automatisk over flere uger").
Se videoen.

Tidsplan, lad tidsplanen skifte automatisk over flere uger

Hvis en eller flere af dine medarbejdere skifter tidsplan, f.eks. dag, aften og nat i et rul, behøver du ikke selv skifte tidsplanen manuelt. Med Ugeplan, kan du lægge de skiftende tidsplaner ind, f.eks. for et helt år ad gangen. Videoen gennemgår hvordan en Ugeplan bygges op.
Se videoen.

Opret faste og variable helligdage

Når din BeSoft-løsning kender jeres faste og variable helligdage, samt jeres lukkeperioder, er det langt enklere at sikre at alle får deres løn beregnet korrekt. Videoen viser hvordan du opretter helligdage og lukkedage, og hvordan du kan gøre dem afhængige af hvilken gruppe medarbejderen tilhører.
Se videoen.

Din ferie- og fraværskalender

Har du i dag en samling Excel-ark med jeres ferieønsker og fravær? Brug istedet BeSoft fraværsoversigt; den viser dig historisk fravær, samt det fravær der er ansøgt og bevilliget i fremtiden. Se i videoen hvordan det virker.
Se videoen.

Manuelle kørsler

BeSoft laver en række kørsler i "baggrunden" i løbet af døgnet, hvor der laves forskellige beregninger, f.eks. i forbindelse med fravær, etc.. Har du brug for at lave disse kørsler manuelt, viser videoen dig hvordan.
Se videoen.

Opret automatisk IND-/UD-melding på en person

Nogle gang kan vi have brug for, at personer bliver meldt automatisk ind eller ud, på det tidspunkt deres tidsplan angiver. Det kan f.eks. være funktionærer, hvor vi kun vil registrere eventuelle afvigelser (ferie/fravær), eller f.eks. en medarbejder, der går før normaltid arbejdstid ophør, for at køre omkring posthuset på vejen hjem.
Se videoen.

Opret fravær for en periode

Hvis en medarbejder har fået bevilget ferie, kan du lægge den periode ind i fremtiden på personen. Dermed vil den også optræde i jeres fraværsoversigt (se videoen om det længere oppe).
Se videoen.

Opret fravær for en enkelt dag

Hvis en medarbejder ringer ind for at melde et fravær, kan du gå direkte ind og oprette dette fravær i BeSoft. Se hvordan i videoen.
Se videoen.

Opret og anvend Fraværsgrupper

Du kan opdele dine medarbejdere i Fraværsgrupper, så de f.eks. har forskellige helligdage. Videoen viser hvordan du opretter, tildeler og anvender Fraværsgrupper (f.eks. timelønnede, funktionærer, etc.).
Se videoen.

Godkend eller afvis ansøgt fravær

Når en medarbejder har ansøgt om fravær, kan du godkende inde på den enkeltes stamkort ("Ansøgt fravær"). Hvis der er flere medarbejdere der har ansøgt, kan du i stedet bruge en rapport til at gennemgå deres ansøgninger.
Se videoen.

Opret et fravær, der optræder som normaltimer

Vi kan have behov for at have et fravær, medarbejderen kan vælge når de f.eks. er noteret for udeblivelse, og som skal regnes med som normaltimer. Det kan være "Hjemmearbejde", "Deltagelse på messe", "Skole", etc..
I videoen bliver du guidet igennem oprettelse af et sådan fravær, der jo egentlig mest af alt er et "fravær fra matriklen", og skal regnes som normaltimer ved lønberegning.
Se videoen.

Opret fravær, der kan ansøges på terminaler og mobiler

Du kan selv vælge hvilken fravær der skal kunne ansøges om. For at vi kan understøtte en proces hvor der ansøges, godkendes eller afvises, skal der oprettes nogle elementer, som adskiller sig fra et fravær der ikke kan ansøges. I videoen finder du en komplet gennemgang af processen.
Du skal være opmærksom på, at hvis du opretter et nyt fravær, med en ny fraværskode, kan der være behov for at lave en tilretning af et par af jeres rapporter, så fraværet fremtræder korrekt, og f.eks. bliver beregnet korrekt ved lønberegningen. Kontakt vores support, så hjælper vi jer med den del.
Se videoen.

Undtagelser i fravær ifm. beregning af løn

Ved udregning af korrekt løn, kan der være forskellige undtagelser i hvordan fraværet skal indgå i beregningen af f.eks. flex, forskudttid, etc.. I videoen kan du se hvordan de undtagelser kan lægges ind på en specifik type fravær.
Se videoen.

Valg af fraværstyper i forhold til personalekategori

Når en medarbejder kommer for sent, går tidligere eller mangler registreringer, kan vi bede dem vælge fraværstype ud fra en liste. Vi kan gøre den liste afhængig af, hvilken personalekategori medarbejderen tilhører. I videoen viser vi hvordan.
Se videoen.

Funktioner, tilføj registrering på flere medarbejdere

Funktioner er en måde at rette i, eller tilføje data til, flere kartoteker (personer, ordrer, etc.). Så i stedet for at lave det manuelt, kan vi bruge "Funktioner" til at gøre det grove arbejde.
Denne video omhandler at tilføje en registrering til flere medarbejdere på én gang. Det kunne være fordi terminalen var slukket da medarbejderne mødte ind, og at vi derfor skal lave en indmelding på vegne af en større gruppe af medarbejdere.
Se videoen.

Funktioner, ret i timelønnen på flere medarbejdere

Funktioner er en måde at rette i, eller tilføje data til, flere kartoteker (personer, ordrer, etc.). Så i stedet for at lave det manuelt, kan vi bruge "Funktioner" til at gøre det grove arbejde.
I denne video ser vi på hvordan vi kan ændre timelønnen på en række udvalgte medarbejdere på én gang, f.eks. i forbindelse med lønforhandlinger eller ændringer i overenskomster.
Se videoen.

Funktioner, send besked til flere medarbejdere på én gang

Funktioner er en måde at rette i, eller tilføje data til, flere kartoteker (personer, ordrer, etc.). Så i stedet for at lave det manuelt, kan vi bruge "Funktioner" til at gøre det grove arbejde.
I videoen vises hvordan du kan sende en besked til flere medarbejdere på én gang; det kan være til alle i en afdeling, alle i en bestemt faggruppe, eller dem du selv vælge skal have beskeden.
Se videoen.

Ny metode til fremsøgning af data til rapporter

Der findes en ny måde at udvælge de data du ønsker at se i en rapport, der gør lettere at vælge præcis de filtre du ønsker.
Se videoen.

Videoen viser dig hvordan den fungerer. Ønsker du denne metode hos jer, så kontakt vores support her, eller på telefon 70268004.

Ret tidsplan i en eksisterende registrering

Hvis en medarbejder har haft en forkert tidsplan, da vedkommende registrerede sine tider, kan det have betydning for den tid personen noteres for. Det kan du let rette, ved blot at rette tidplanen på den pågældende registrering. Se eksempel i videoen.
Se videoen.

Ret i en eksisterende registrering

Alle registreringer kan tilgås direkte via rapporterne, og du kan her rette efter behov. I videoen vises hvordan ikke-godkendt overtid kan godkendes med få klik - og resultatet ser du med det samme.
Se videoen.

Genberegn registreringer

Mange af vores registreringer "hænger sammen", hvor beregninger følger med på de efterfølgende registreringer. Har du lavet mange rettelser, kan det være en god idé at genberegne en serie af registreringer, for at sikre at alle står rigtigt. Du kan aldrig lave en genberegning "for meget".
Videoen gennemgår de forskellige valg du kan foretage, når du ønsker at genberegne.
Se videoen.

Godkende registreringer

Det er udtryk for god datadisciplin at godkende registreringerne, så der er taget stilling til kvaliteten af dem undervejs. Det kan gøres på flere måder - videoen viser hvordan, og kommer også med anbefalinger til hvornår registreringerne bør godkendes.
Se videoen.

Udsend rapport som e-mail

Hvis du gerne vil udsende rapporter på e-mail, kan Multi-Jobs opsættes til at understøtte det.
Det kunne f.eks. være at du vil sende den enkelte medarbejdes registreringer som specifikation. Videoen gennemgår opsætninger i Multi-Jobs, og anviser de opsætninger der skal laves i jeres eget e-mailprogram og IT.
Se videoen.

Ændring af udskrift af rapport til skærm eller papir

Fylder din udskrift for meget? Er det for småt? Står det hele klemt sammen? Uanset om det er på skærmen eller på papir, så er det nemt at tilpasse udskriften. Videoen viser hvordan du gør det.
Har du brug for at rykke rundt på elementerne eller kolonnerne, så se videoen i det næste afsnit, "Flytte elementer eller kolonner i en rapport".
Se videoen.

Flytte elementer eller kolonner i en rapport

Vil du gerne rykke rundt på elementerne i en rapport, så er der nogle værktøjer i Multi-Jobs til at gøre det med. Videoen gennemgår forskellige muligheder.
Se videoen.

Luk, eller genåben person

Når en medarbejder fratræder, ønsker vi fortsat at vedkommendes registreringer skal bevares (f.eks. aht. efterkalkulation), men vi ønsker ikke at de hele tiden dukker op i vores daglige arbejde med registreringer. Derfor kan vi lukke en person, vælge hvornår vi vil have dem med eller ej. Genansættes personen, kan vi nemt genåbne vedkommende. Se i videoen hvordan.
Se videoen.

Indsæt en registrering i et eksisterende forløb

Af og til har vi brug for at kunne indsætte en registrering på arbejde der ER udført, f.eks. hvis en hasteordre går direkte i produktionen, før selve ordren er oprettet i systemet. Videoen viser en enkel, og meget visuel måde, at indsætte en registrering i en persons eksisterende dagsforløb.
Se videoen.

Se de "rå" registreringer

Ud over at få vist registreringer i en rapport, kan du også få nem adgang til de "rå" registreringer. Videoen viser dig hvordan.
Se videoen.

Låse registreringer

Den kan være en god idé at låse registreringer f.eks. i forbindelse med lønberegning, så der ikke kan rettes i en registrering, mens der laves løn eller bagefter. Det kan også være at du ønsker registreringer låst, når de er overført til jeres ERP-system. Det er ret enkelt - se i videoen hvordan.
Se videoen.

Opret nye brugere eller terminaler

Når du skal oprette nye administrative brugere og nye terminaler, er der en række formkrav. I videoen gennemgås oprettelserne, og tildeling af forskellige rettigheder.
Se videoen.

Opsætning og indstillinger i Mobile-Time

Hvis du lige har downloadet Mobile-Time fra hjemmesiden, fra App Store eller fra GooglePlay, skal du derfor igennem en kort opsætning, så den "taler" med jeres Multi-Jobs.
Se videoen.

Generel brug af Mobile-Time

En overordnet gennemgang af funktionerne i Mobile-Time. Husk: Jeres opsætning i Multi-Jobs kan være anderledes, så jeres Mobile-Time virke lidt anderledes.
Se videoen.

Midlertidig ordre på Mobile-Time

Har I brug for at kunne oprette midlertidige ordrer "i marken", så se den her video om hvordan I gør.
Se videoen.

Rapporter på Mobile-Time

Du kan trække dag-til-dag-rapporter og relevante ledelsesrapporter på Mobile-Time.
Se videoen.

Send opgaver fra Multi-Jobs til medarbejderens Mobile-Time

Multi-Jobs kan bruges til at sende opgaver til en specifik medarbejder, eller fjerne opgaven igen, f.eks. hvis den skal tildeles en ny medarbejder.
Se videoen.

Demovideoer

Demovideoerne er en "overflyvning" af de forskellige funktioner i BeSoft - de er ikke lige så tekniske som instruktionsvideoerne. De er inddelt i afsnit, så du hurtigt kan finde det du vil se nærmere på. Tallene i parantes (1) angiver det afsnit emnet er i den fulde demo.
Start med at se introvideoen ...

Dukker der spørgmål op, så ring eller skriv til os. Vi kommer også altid gerne forbi og går i dybden med de emner, der er særlig interessante for dig.