Efterkalkulation er nøglen til optimering af indtjeningen. 
Af Kim Wilde, Account manager 

Efterkalkulation handler om at få viden; før tilbud laves, når opgaven løses og når fakturaen skrives ... eller er skrevet. 

Vel egentlig ikke så meget nyt i det. Alle der driver en virksomhed laver efterkalkulation på den ene eller anden måde. Hvad enten det er tidsstudier på udvalgte opgaver, mange års erfaring, eller præcis rapportering af tid der forbruges på at løse en opgave. 

Og jeg afslører heller ikke kritiske hemmeligheder ved at sige, at med tidsregistrering - manuel eller elektronisk - bliver det mere nøjagtigt. 

Mens det at indsamle data manuelt kan byde på en række udfordringer (læs artiklen om det emne her - åbner i et nyt vindue), og ofte være mindre nøjagtig, giver elektronisk tidsregistrering dig muligheden for at få præcise svar. Med det samme! 

Elektronisk indsamling af data
Med elektronisk tidsregistrering kan du følge med i tidsforbruget på en opgave, holdt op mod dine forventninger - mens den løses. Når opgaven er afsluttet kan du se hvad det samlede tidsforbrug var, specificeret på arbejdstype. Det kan du enten anvende som fakturagrundlag (hvis opgaven er løst "billigst efter regning"), eller holde den op mod det tilbud der er afgivet, og dermed se hvor præcist tilbud og opgave følger hinanden.

Men - du kan også genanvende data, når kunden beder om tilbud på samme opgave om et halvt år (og iøvrigt lige nævner at konkurrenten har tilbudt det 10% billigere), for at afgive korrekt og præcist tilbud, der sikrer at I tjener penge på opgaven.

Opgaver kan søges frem enkeltvis, samlet på kunde eller på ordretype. Men du kan også søge på arbejdstype, altså jeres interne processer, og dermed se hvordan forbruget af tid fordeler sig på personer og arbejdstyper.

Helt overordnet er efterkalkulation jeres vindue til at se detaljeret hvor I tjener penge, og hvor I ikke gør.        

Videoer
Nederst på siden har jeg lagt en demo-video, der viser eksempler på rapporter i BeSoft. Du kan i øvrigt se mange flere demo-videoer her. 

Hvem skal vi så vælge? 
Begynd et andet sted; hvad er det I ønsker at få indsigt i? Hvor detaljeret vil I vide det? Skal det være ovreordnet på ordreniveau, eller skal det være ned på detaljeret opgaveniveau? Nogle systemer er mest egnet til mere overordnet og generel opsamling af data, mens andre kan gå dybt ned i detaljen. 

Du kan med fordel bruge Checklisten til at få stillet de rigtige spørgsmål - til jer selv og til potentielle leverandører. 

Du finder Checklisten her. 

Et eksempel på hvordan indsamling af data og efterfølgende efterkalkulation kan ske, kan du se her.

Demo-video om rapporter
(flere demo-videoer her)

Mere viden om tidsregistrering

Vi kender de overvejelser, det er vigtigt for jer at gøre i forbindelse med tidsregistrering.
​Her et lille udvalg af nogle af de vigtigste. 

Vil du vide, hvordan det kan blive på jeres måde?
Lad os komme og vise jer hvordan!

Eller er i allerede kunde og har du brug for kontakt til support?