​Alle eller kun udvalgte på tidsregistrering? 

Af Kim Wilde, Account manager 

"Vi skal til at bruge elektronisk tidsregistrering; bør månedslønnede også tidsregistrere, eller skal vi nøjes med de timelønnede?"

Det er faktisk en overvejelse de fleste af mine kunder har stået med. Og lad mig straks vende den om, i bedste pædagogiske stil: Hvad synes du selv? 

Det afhænger nemlig af hvad I vil bruge tidsregistrering til, jeres interne aftaler og jeres virksomhedskultur. 

Opgaver
Skal I lave tidsregistrering på opgaver, og er det alene de timelønnedes tid der skal indgå i faktureringen eller efterkalkulationen, så er der igen grund til at bede funktionærerne om at melde ind og ud på opgaver. Hvis deres tid indgår - helt eller delvist, f.eks. som projektleder, teknisk tegner, etc. - så skal deres tid naturligvis med. 

Komme/gå
Hvis I alene laver tidsregistrering til komme/gå og fravær, så kan den hurtige indskydelse være, at så er kun vigtigt med de timelønnede, for funktionærerne får (som oftest) fast løn. Og det er sandt. Men ... 

Fra medarbejdernes side, kan indførsel af tidsregistrering i begyndelsen blive opfattet som indførsel af kontrol, altså en underforstået mistillidserklæring. Hvis det kun er de timelønnede der bliver "pålagt" tidsregistrering, vil det kunne forstærke deres oplevelse af et "kontrolregime". Hvis derimod indførslen af tidsregistrering gælder alle i virksomheden - høj som lav - bliver det i højere grad et fælles projekt. 

Det kan også være en god idé at inddrage tillidsfolk og de faglige organisationer der måtte være repræsenteret i jeres virksomhed i processen. Ved at åbne dialogen op sikrer I, at projektet er gennemsigtig for alle og det vil sikre tillid til det system I måtte vælge, fra dag ét. 

Når I har haft tidsregistrering i en periode, er det erfaringen at eventuel mistillid bortfalder. Under alle omstændigheder. Så min pointe omhandler i høj grad ledelsesbeslutningen om at indføre tidsregistrering. 

Overblikket
Hvis det system I vælger kan håndtere forskellige typer fravær, afspadsering, flex og ferieplanlægning, giver det samtidig et langt bedre samlet overblik over alle i virksomheden, hvis også funktionærerne er med. På samme måde vil de statistikker og analyser I trækker, kunne opdeles på relevante kriterier (afdelinger, anciennitet, etc.), og dermed give indsigter det ellers ville være sværere at få adgang til.

En af indvendingerne jeg hører når vi taler om at få funktionærerne til at tidsregistrere er, at funktionærerne er fastlønnet og at resultatet af tidsregistreringen vil kunne bruges til at lægge et vist lønpres på virksomheden, hvis det viser sig at funktionæren har flere timer, men som af ledelsen opfattes som indeholdt i den lønaftale der er indgået. Synspunktet er legitimt, men tidsregistrering er afdækning af fakta, og hensigten er at give alle en høj grad af gennemsigtighed. De diskussioner denne gennemsigtighed afføder, bør bydes velkomne - også selvom de kan være ubelejlige.  

Autoregistrering
Ønsker I ikke at funktionærer skal registrere sig på daglig basis, kan I - i nogle systemer - vælge at funktionærerne "autoregistrerer". Det betyder, at deres ind- og udtider følger den aftalte tidsplan, og det alene er aftalte afvigelser der registreres (aftalt over-/mertid, fravær, flextid, etc.). 

Vikarer
Normalt fører indlejede vikarer deres egne timesedler, som de efterfølgende indsender til vikarbureauet, der så sender jer en faktura. Du har mulighed for at vende den proces om, ved at oprette vikarerne i jeres tidsregistreringssystem og lade dem tidsregistrer på lige fod med dine øvrige medarbejdere. Du sender så en rapport til vikarbureauet, der benytter den som fakturagrundlag. På den måde ryddes misforståelser af vejen, og du har samtidig mulighed for at lave analyser og rapporter, hvor også vikarer indgår. 

Hvad hvilke metoder kan du så bruge til at registrere med? Læs artiklen "Stregkode, brik - eller fingeraftryk". Du finder den her.

---

Tidsregistrering - på jeres ​måde!