Økonomistyring med indbygget tidsregistrering!

Hvorfor så købe tidsregistrering ved siden af? 

Af Kim Wilde, Account manager 

”Vi skifter vores ERP/Økonomisystem, og i det system vi har besluttet os at investere i, er der indbygget Tidsregistrering. Hvad er forskellen på at købe deres modul, eller at købe et selvstændigt tidsregistreringssystem?” 

Da alle virksomheder har et økonomisystem, og de mest kendte systemer har deres eget modul til at lave tidsregistrering, er det en fornuftig overvejelse. Forskellen ligger typisk i hvordan data indsamles, samt håndtering af de indsamlede data, og hvem der skal ”levere” data, altså registreringerne.

Grundlæggende
De fleste IT-systemer kan løse mange forskellige opgaver, men der vil altid være funktioner det enkelte program er bedre til end andre. Oftest skyldes det den historik der ligger bag programmet, altså hvad der var den oprindelige ekspertise, og som det i tidernes morgen er blevet kendt på. Efterfølgende kan der så være bygget nye funktionaliteter på, som læner sig op ad kernenydelsen.

Det kan i mange tilfælde give god mening, men i visse situationer kan det være en strategisk eller kritisk funktion i virksomheden, der skal håndteres af ”sideprogrammet”, og så kan løsningen vise sig at være utilstrækkelig. Her kan overvejelser om at investere i specialiserede it-systemer vise sig at være lønsomme.

Det svarer lidt til at købe en bil, kunne være en Volvo, fordi de er kendt for deres høje sikkerhed, men at vælge dæk fra en anden producent, der har specialiseret sig i at udvikle verdens bedste dæk. Samlet set vil det være en bedre løsning end at vælge ”Volvo-dæk”, eller en ”Goodyear-bil”.

Specialiseret tidsregistrering  
De overvejelser I derfor skal gøre jer, er, hvordan opgaven med tidsregistrering skal løses, og hvilke krav I stiller til funktionen. På samme måde som da I valgte (eller skal til at vælge) jeres ERP-løsning; jeg er sikker på at der gik mange projektmøder med at fastlægge de præcise behov, ønsker og ambitioner I havde, inden der blev truffet en beslutning.

Det kan være en god idé at drøfte krav til jeres tidsregistrering igennem med de relevante medarbejdergrupper i virksomheden. Mens et økonomiprogram især anvendes af den øverste ledelse, funktionschefer, og i visse tilfælde en række mellemledere, så kommer tidsregistrering til at blive en daglig funktion for samtlige medarbejdere. Også dem der måske ikke har nogle IT-kundskaber overhovedet og for hvem alene et tastatur eller en computermus er helt uoverskueligt. 

Få afdækket jeres behov
Vi har lavet en checkliste, den finder du her, som du med fordel kan bruge til at sikre, at alle sten bliver vendt i beslutningsprocessen med at finde det mest optimale system for netop jeres virksomhed.

Hvis I f.eks. vil benytte tidsregistrering til at indsamle data til brug for lønkørsler, så er det afgørende at få afdækket hvilke særlige forhold der gælder hos jer. Det kan være særlige tillæg, flextid, skifteholdsarbejde, etc., eller diæter, kilometerpenge og udlæg. For hvad hjælper det, at I får et system hvor der skal laves en masse manuelle rettelser hver gang I nærmer jer lønningsdag? Eller hvis I f.eks. ønsker at opsamle tid på skiftende ordrer i produktionen, men det at tidregistrere på hver ordrer, i sig selv tager lang tid?

Checklisten kan også benyttes til at sikre jer, at I får stillet de rigtige og afgørende spørgsmål til jeres leverandør. Uanset om I overvejer en ”indbygget” eller en specialiseret løsning.

Integration med ERP
Det giver sig selv, at en modulløsning fra jeres ERP-leverandør er dataintegreret. Men vær alligevel opmærksom: I mange modulløsninger skal der laves en hel del interne opsætninger, der definerer hvor data skal til eller fra. Med en del konsulenttimer til følge ... 

En del specialløsninger indenfor tidsregistrering kan udveksle data i en eller anden grad med kendte ERP-løsninger og f.eks. lønprogrammer (i checklisten findes også spørgsmål til at afdække netop dette), mens andre holder data i ”eget regi”. Det kan være fint nok, hvis det præcis løser jeres behov, men det er ikke tiltrækkende at ende med et system, hvor I manuelt skal flytte data rundt. BeSoft integrerer sig fuldt med alle typer af ERP- og lønprogrammer. Du kan læse mere om integration i denne artikel - "Integration til økonomisystemer" (åbner i nyt vindue).      

Og husk: Det er jeres måde at gøre tingene på, der, om jeg så må sige ”skal sættes strøm til”. Det er ikke meningen at I skal lave om på jeres rutiner, aftaler og arbejdskultur, for at tilpasse jer et system.

Men – ”Skal det så være et system ”i skyen”, eller et vi selv ejer?”
Læs artiklen, der fortæller om de overvejelser I bør gør jer om det emne her.

---

Tidsregistrering - på jeres ​måde!