Hele pakken – eller tage det i etaper?

Når I først har besluttet jer for elektronisk tidsregistrering, opstår spørgsmålet hurtigt: Skal vi nøjes med at registrere arbejdstid – eller også den tid, der bruges på konkrete opgaver og ordrer? Her er fordele, ulemper og anbefalinger.

Det er fristende at gå all in: “Ja da – så hurtigt som muligt!”

For gevinsterne er mange: bedre data, mindre administrativt bøvl, og mere præcise analyser.

Men erfaringen viser, at det er en god idé at stoppe op og tænke implementeringen igennem. Forandringer kræver tilvænning – og for nogle medarbejdere er selv små ændringer i arbejdsgange en stor ting.

Forandring tager tid – og skal forankres
Skiftet fra papir og manuelle timesedler til digital tidsregistrering er mere end blot ny teknologi. Det er en ændring i hverdagen, og den kan vække både modstand og usikkerhed – særligt hvis nogle føler sig kontrolleret.

Derfor er det en ledelsesbeslutning, der skal forankres i organisationen – og følges op af tydelig kommunikation og medinddragelse.

Komme/gå-registrering: Den enkle start
Ved komme/gå-registrering registreres:

Hvornår medarbejderen møder ind og går hjem
Pauser (automatisk eller manuelt)
Fravær (ferie, sygdom, etc.)
Planlagte arbejdstider

I mange tilfælde er det blot to registreringer pr. dag – enkelt og hurtigt.

Opgave- og ordrebaseret registrering: Mere kompleksitet
Her skal medarbejderen registrere, hvad de laver – og hvornår. Det giver detaljerede data, men kræver flere daglige registreringer og valg:

Hvilken ordre?
Hvilken opgave?
Hvilken maskine eller lokation?

Det kan virke uoverskueligt for medarbejdere, der ikke er vant til digitale løsninger – og derfor bør man overveje både volumen og kompleksitet i opgaverne.

Etaper er ofte vejen frem
For mange virksomheder anbefales det at starte med det enkle – komme/gå – og udvide senere. Det har flere fordele:

Medarbejderne vænner sig til teknikken
Der opbygges tillid til systemets præcision
Det bliver lettere at udrulle mere avancerede funktioner senere

Eksempel: Når systemet viser korrekt flextid og overtidsberegning, begynder medarbejderne at stole på det – og så er vejen banet for opgaveregistrering.

“Den lille sorte bog” forsvinder
Mange medarbejdere fører deres egen lille notesbog ved siden af officielle registreringer. Erfaringen viser, at den hurtigt bliver overflødig, når man kan se, at systemet regner rigtigt.

Tillid opstår, når systemet stemmer overens med virkeligheden.

Video og inspiration
Nederst på siden finder du et videoer med eksempler på registrering i praksis.
Du kan også finde flere demo-videoer her.