Tidsregistrering på ordrer og opgaver? Eller kun på komme/gå?

​Hvad skal vi vælge - hvornår?
Af Kim Wilde, Account manager 

”Vi har besluttet at investere i elektronisk tidsregistrering. I dag noterer vi både hvornår medarbejderne kommer og går, samt den tid de brugere på de forskellige opgaver. Skal vi flytte det hele over på elektronisk tidsregistrering?”

Det hurtige svar er ”Ja da, og så hurtigt som muligt”, for der er mange penge at spare i driften, og store gevinster at hente ved at opbygge store datamængder til fremtidige analyser.   

Men når eftertænksomheden melder sig, så dukker nuancerne også op. For det er ikke helt så enkelt.

Forandring
Jeg røber nok ikke nogle hemmeligheder ved at fortælle, at de fleste mennesker har betænkeligheder ved forandringer – også selvom forandringerne er til det bedre. Naturligvis er ikke alle virksomheder ens, og mens nogle sagtens kan overkomme store forandringer på kort tid, er andre mere tilbageholdende med selv små forandringer.

Og lad mig slå fast: at gå fra ”pen og papir” til elektronisk tidsregistrering er en forandring af jeres måde at gøre tingene på. Jeg har til gode at møde medarbejdere der holder af at skulle lave tidsregistrering på papir, men det betyder ikke at de så mener, at elektronisk tidsregistrering er vejen frem. Men – jeg har så til gengæld heller ikke mødt medarbejdere, der efter indførsel af elektronisk tidsregistrering savnede de manuelle registreringer.

Så konklusionen på den del er vel, at det er en ledelsesbeslutning at indføre elektronisk tidsregistrering. Naturligvis taget og efterfølgende ført ud i livet, så alle føler sig hørte, og på en måde hvor alle oplever det som en positiv udvikling.

Hvor langt skal vi gå?
Hvis I har ambitioner om at indføre ”the music”, altså flytte al jeres tidsregistrering over på en elektronisk platform, så kan I jo sagtens ”rive plastret af i et hug”, og gøre det i en samlet forandring. Men som nævnt ovenfor, er der stor forskel på organisationers lyst og evne til at gennemføre store forandringer.

Den anden mulighed, og som jeg ofte anbefaler, er, at I tager det i etaper.
Den store forskel på komme/gå-registrering og registrering på ordre/opgave-niveau, er mængde af daglige registreringer og kompleksiteten.

Videoer
Nederst på denne side har jeg lagt fire små videoer, der viser eksempler på hvordan indmeldinger og dialoger kan være i forbindelse med tidsregistrering. Du kan i øvrigt finde alle vores demovideoer her.

Komme/gå-registrering
Her samler vi data ind der fortæller om medarbejdernes tilstedeværelse på virksomheden: hvornår kom de, hvornår gik de, hvornår er de fraværende (ferie, sygdom, afspadsering, lægebesøg, etc.) og planlægning af hvornår den enkelte medarbejder skal møde.

I det daglige skal medarbejderen derfor taste sig ind, evt. ud/ind i forhold til pauser (hvis de da ikke er givne og automatiske), og ud når de går hjem. Derudover registreres hvornår medarbejderne er fraværende, og deres fremtidige mødeplaner. Antager vi at pauser trækkes automatisk, vil der derfor være tale om to registreringer om dagen.  

Registreringer på ordrer/opgaver
Når der skal indsamles data på hvilke opgaver der løses, stiger mængden af daglige registreringer. Hvor meget afhænger af hvor mange opgaveskift de enkelte medarbejdere udfører pr. dag. Samtidig skal de nu tage stilling til flere informationer end ved komme/gå-registreringen; hvilken ordre, hvilken opgave. Ikke ”nyt stof” – før gjorde de på papir – men fordi de sandsynligvis før stod med et print af ordren, hvor de skrev deres tid på, skal de nu vælge på en skærm eller en app.

Er de uden særlige IT-kundskaber, er det nemt at forestille sig, at blot det at skulle forholde sig til informationer på en skærm, hvor simplificeret det end måtte være, kan udgøre en barriere.

Tag tingene i etaper
Den første og ofte største forandring er, at pen og papir skal lægges væk og registreringerne fremover skal laves på en skærm. Derfor kan det under alle omstændigheder være en god beslutning at begynde med komme/gå-registrering. Med blot to registreringer pr. dag, og ret enkle spørgsmål at skulle forholde sig til, oplever de hurtigt at det ikke er svært. Hvis systemet giver jer mulighed for at udskrive specifikationer i forbindelse med lønkørsler, vil systemet skabe gennemsigtighed og dermed også hurtig skabe tillid.

Især oplever jeg, at tilliden knytter sig til, at systemet ”regner rigtigt”: Er alle tillæg regnet rigtig, er overtid korrekt, er afspadseringen rigtig, stemmer flextiden, etc..
​
Hvis I på forhånd har besluttet at I også gerne vil registre tid på ordre/opgaver, kan I udvide jeres tidsregistrering til dette senere. Min erfaring er, at når medarbejderne har vænnet sig til at bruge skærmen et par gange om dagen, så er springet til at skulle forholde sig til ordrer og opgaver ikke så stort.

En lille krølle…
Tit har medarbejderne en ”lille sort bog”, hvor de skriver deres komme/gå-tider ned, sideløbende med de papirer der afleveres til lønkontoret. Mine erfaringer er, at efter kort tid med jeres nye system til tidsregistrering bliver den sorte bog skrottet; de kan se, at det de indtaster, er det samme som der står i bogen.

​Mere tillid kan et system vist ikke opnå. 

Sidder du nu og tænker "hvilke medarbejdere skal så egentlig registrere?", så kan du hente lidt inspiration her.

Demo-videoer om indmeldinger på terminal (se flere videoer her)

Komme/gå og fravær
Dialoger ved indmelding
Ansøgning om fravær
Registrering på opgaver

Mere viden om tidsregistrering

Vi kender de overvejelser, det er vigtigt for jer at gøre i forbindelse med tidsregistrering.
​Her et lille udvalg af nogle af de vigtigste. 

Vil du vide, hvordan det kan blive på jeres måde?
Lad os komme og vise jer hvordan!

Eller er i allerede kunde og har du brug for kontakt til support?